Pri ravnanju z osebnimi podatki (lastniki parcel, prebivalci ...) je potrebno upoštevati načelo njihovega varstva in zavarovanja, kar ureja Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007).
Pri pošiljanju oziroma posredovanju osebnih podatkov (tako preko navadne kot tudi preko elektronske pošte) je torej predhodno podatke potrebno ustrezno zaščititi z geslom. Za to obstaja več načinov, med najbolj enostavnimi pa je, da podatke stisnete s pomočjo enega izmed številnih kompresijskih orodij/programov (WinRAR, WinZip, 7-Zip ...) in jim ob tem dodelite geslo, ki ga nato posredujete ločeno.
Postopek stiskanja in dodajanja gesla se med programi nekoliko razlikuje, v osnovi pa je sledeč:
- z desnim miškinim gumbom kliknete na datoteko z osebnimi podatki;
- izberete možnost "Dodaj v arhiv/Add to archive";
- vpišete geslo.